Et telefonogram betyder et generelt navn for dokumenter, der transmitteres mundtligt via telefon. Det bruges som regel til at overføre serviceoplysninger i nødsager, når adressaten hurtigst muligt skal underrettes om noget, sende en besked, sende en invitation.
Nødvendig
papirvarer, modtagerens telefonnumre, udgående postjournal, telefonkommunikation
Instruktioner
Trin 1
Forbered teksten i telefonbeskeden. Angiv kortfattet essensen af meddelelsen, den anbefalede længde på teksten er ikke mere end 50 ord. Hvis telefonmeddelelsen indeholder en indikation af en begivenhed, der skal finde sted i fremtiden: et møde, et møde, udarbejdelse af en handling osv., Skal du sørge for at angive det specifikke sted og tidspunkt for begivenheden.
Teksten skal formuleres på en sådan måde, at muligheden for dobbelt fortolkning udelukkes.
Trin 2
Udarbejd en telefonbesked på papir i henhold til reglerne for udarbejdelse af et brev fra hovedet. Således skal dokumentet med teksten tildeles kravene: et unikt nummer og dato for kompilering. Telefonbeskeden er underskrevet af den person, på hvis vegne den sendes.
Trin 3
Bestem modtageren af telefonbeskeden. Hvis der er flere modtagere, skal du oprette en liste over modtagere ud over meddelelsesteksten. En sådan liste er udarbejdet på et separat ark, den indeholder navnene på de organisationer, som telefonbeskeden og de tilsvarende telefonnumre skal sendes til.
Trin 4
Registrer telefonbeskeden i den udgående korrespondancelog. Hvis en telefonbesked er en sjælden forekomst i din arbejdsgang, skal du bruge en generel journal til at registrere. I tilfælde af at du regelmæssigt bruger denne metode til overførsel af oplysninger, skal du starte en separat journal til telefonbeskeder, så det vil være mere praktisk for dig at navigere.
Trin 5
Ring til adressaten og bed om at modtage en telefonbesked. Find ud af og registrer position, efternavn, navn, patronymic for den person, der modtager telefonbeskeden.
Trin 6
Fortæl abonnenten:
- position, efternavn, navn, patronymic for den person, på hvis vegne telefonbeskeden sendes
- din position, efternavn, navn, patronymic og telefonnummer.
Diktat teksten i telefonbeskeden. Når du har sendt teksten, skal du bede abonnenten om at genlæse telefonbeskeden for at kontrollere rigtigheden af optagelsen.
Trin 7
Find ud af abonnenten det indgående registreringsnummer på telefonbeskeden, skriv det ned.
