En fax markeret hurtigst muligt - giv den hurtigere til chefen, de e-mails, der udfyldte kassen, skal skilles ad, en bunke breve og et par pakker, der sendes af postbudet, skal presses "spredt" over afdelingerne, og medarbejderen skrev en ferieansøgning. Her har du både reklamer og vigtige regnskabsdokumenter. Arbejdet med en sekretær er svært! Det er værd at miste et "stykke papir", da det viser sig, at organisationens skæbne og din karriere afhænger af det. For altid at kunne finde dette eller det pågældende dokument skal du være i stand til at registrere korrespondancen korrekt.
Nødvendig
- Indgående korrespondentregister,
- log udgående post,
- notesbøger med et volumen på 96 ark,
- organisationsformularer
- mapper.
Instruktioner
Trin 1
Du skal desuden registrere al indgående og udgående korrespondance desuden på dagen for modtagelse eller afsendelse. Korrespondance af alle typer er underlagt registrering: postforsendelser, e-mails, faxer, leveret personligt til hænderne på meddelelsen. Vigtige e-mails (indgående og udgående) skal udskrives og logges på samme måde som andre typer korrespondance. Derudover er det nødvendigt at registrere intern korrespondance: notater, servicememoer, forklarende noter, erklæringer, klager.
Trin 2
For at registrere korrespondance skal du opbevare specielle registreringslogfiler. Afhængigt af korrespondancevolumen af en bestemt type kan du oprette generelle tidsskrifter med indgående og udgående korrespondance eller desuden opdele dem efter type. Lav f.eks. En journal til registrering af indgående og udgående e-mails. Uanset korrespondancevolumen er det praktisk at oprette en separat journal til registrering af indgående og udgående fax.
Trin 3
Hvis du ikke har en særlig journal over korrespondance, der er trykt i trykkeriet, skal du tage en almindelig notesbog og sprede den ud. I loggen over indgående bogstaver skal du angive nummeret på meddelelsen, datoen for modtagelse samt typen af korrespondance, hvis du har en fælles log for alle typer meddelelser, fra elektronisk til fax. I en separat kolonne skal du kort beskrive indholdet af brevet. I den næste kolonne skal du skrive opløsningen på hovedet og navnet på den person, som brevet blev afleveret til udførelse. I praksis, hvis problemet kontrolleres af en bestemt person, når mange bogstaver ikke lederen, men sendes straks til den udøvende kunstner, så du bør ikke gøre denne kolonne stor. Det tilrådes at efterlade et sted til en underskrift under kunstnerens efternavn eller ved siden af det, hvilket indikerer, at han har modtaget dokumentet. Hvis hovedet har instrueret sekretæren om at kontrollere "udførelsen" af dokumentet, anbringes der i en separat kolonne en note om kontrol med rødt blæk (bogstavet "K" eller ordet "kontrol"). Efter afslutningen af udførelsen af ordren relateret til dette dokument skal du sætte et mærke på udførelsen samt overførslen af brevet "til sagen" (angiv sagsnummeret og datoen for dets dannelse).
Trin 4
Korrespondentregistret er også nødvendigt for alle udgående meddelelser. I loggen med udgående breve er der færre kolonner end i loggen over indgående korrespondance. Foruden i registeret over indkommende breve skal du i registeret over udgående breve oprette en kolonne med bogstavets serienummer, en kolonne med datoen, kun afsendelsen, med den type korrespondance, der sendes (om nødvendigt), med et resumé af meddelelsen, efternavnet til ophavsmanden til dokumentet (brev) samt kolonnen med sagsnummer, hvor en kopi af meddelelsen blev arkiveret.
Trin 5
På en særlig måde skal du registrere den korrespondance, du sender via mail. Registrering af breve sendt med post udføres på organisationens brevpapir. Det er bedre at sende højst 7-10 breve ad gangen. Med hånden eller på en computer, på formularen, skriv afsendelsesdatoen nedenfor for hvert brev, der sendes med posten, angiv postens serienummer, organisationens navn, dets placering (du kan kun angive byen område). Giv plads til højre. Her skal du efter at have modtaget en check i posten indtaste postnumrene fra den (normalt 6-8 cifre). Skriv navnet på og datoerne for de dokumenter, der skal sendes, eller andre detaljer, der gør det muligt at identificere dem under navnet på organisationen for hver forsendelse. På postvæsenet er denne liste certificeret af poststemplet. Du kan arkivere den i en separat mappe eller i den mappe, hvor udgående meddelelser er gemt.
Trin 6
Der kræves en separat journal for at registrere hver type intern korrespondance. I hver journal skal du angive dokumentets nummer, dets dato, ophavsmandens efternavn, et resumé, hovedets opløsning, eksekutorens efternavn, kontrolmærket samt sagenummer.
